provisional en su póliza de Riesgos del Trabajo
Las planillas de inclusión correspondientes al seguro de Riesgos del Trabajo pueden llegar a ser confusas y problemáticas si no se les canaliza correctamente. Pero esto no deberías ser así. Mediante este artículo, le daremos algunos consejos prácticos para que este proceso sea simple y fluido.
Todo patrono que aún no cuente con el beneficio de colectividad, en diferentes escenarios, podría generar planillas de inclusión. Si desea conocer más sobre este beneficio, contáctenos y con gusto le apoyaremos.
Es importante recordar que todo trabajador de nuevo ingreso que se registre mediante inclusión provisional debe aparecer reportado dentro de la planilla mensual con el salario devengado y días laborados. Si este procedimiento se omite, automáticamente se genera la planilla adicional por inclusión provisional.
Así mismo existen otros motivos que generan esta inconsistencia, a saber:
Escenario 1
En caso de que se incluya a un trabajador mediante el Formulario de Inclusión Provisional y que posteriormente no se reporte en planilla.
Escenario 2
En caso de que se incluya un trabajador mediante el Formulario de Inclusión Provisional con un número de identificación distinto al que se registre posteriormente en planilla.
Escenario 3
Se realiza registra una inclusión provisional de un trabajador que finalmente no se presentó a laborar y el patrono omite anular la inclusión provisional.
Por lo anterior nos permitimos brindarle algunas recomendaciones y buenas prácticas que le permitan evitar las planillas adicionales por inclusión provisional:
Recomendación 1
Seleccionar el formato de identificación correcto, según el documento de identidad que posee el trabajador.
Recomendación 2
Es importante que tanto el tipo y número de identificación reportado en la inclusión, deben ser idénticos al que reporten en la planilla mensual.
Recomendación 3
Para el caso de trabajadores extranjeros, se deben reportar con el número de identificación, ya sea DIMEX, DIDI, Cédula de Residencia o Pasaporte, nunca con el número de asegurado de la CCSS como número de identificación ya que es diferente, este dato lo deben colocar en el espacio específico en la página “Número de asegurado” .
Recomendación 4
El salario reportado en la inclusión debe ser el salario diario de el trabajador respectivo y no el mínimo de ley.
Recomendación 5
Cada formato de identificación posee una cantidad de dígitos específica y una metodología de ingreso a continuación se muestra el siguiente cuadro con los tipos de identificación, su cantidad máxima de dígitos y el método de ingreso:
Haga clic en los tipos de identificación para ver nuestras sugerencias
CN
Cédula de identidad
Cantidad de dígitos:
Debe estar constituido por 9 dígitos.
Método de ingreso:
Tal como aparece en el documento.
DU
Documento Único, DIMEX, DIDI y Residenci
Cantidad de dígitos:
Debe estar constituido por 12 dígitos.
Método de ingreso:
Tal como aparece en el documento.
NP
Pasaporte
Cantidad de dígitos:
Debe estar constituido por 11 dígitos.
Método de ingreso:
El formato es alfanumérico; en caso de que el pasaporte tenga letras se digita tal cual y se rellena con
ceros al final para completar la cantidad de dígitos
CR
Cédula, Régimen especial, Refugiado
Cantidad de dígitos:
Debe estar constituido por 17 dígitos.
Método de ingreso:
Se digita tal cual aparece en el documento y se rellena con ceros al final para completar la cantidad de dígitos
PT
Permiso de trabajo
Cantidad de dígitos:
Debe estar constituido por 14 dígitos.
Método de ingreso:
Se digita tal cual aparece en el documento y se rellena con ceros al final para completar la cantidad de dígitos
SD
Sin documentos
Cantidad de dígitos:
N/a
Método de ingreso:
Se pueden reportar con la fecha de nacimiento.
Forma correcta de realizar la inclusión provisional:
Se debe registrar previo al ingreso del trabajador, se debe reportar un día antes del ingreso colocando la fecha y hora en que el trabajador ingresará.
Esto permite que desde el primer día de trabajo, el colaborador quede protegido en caso de que sufra un accidente en el trayecto, de lo contrario usted como patrono puede quedar expuesto a un caso no asegurado. En caso de registrarlo el mismo día del ingreso, su inclusión debe ser realizada previa a la hora que ingresa el trabajador.
La inclusión siempre se debe realizar con el salario diario del trabajador, se recomienda colocar el dato del salario redondeado y sin decimales
¿Qué hacer si realizó la inclusión provisional y el trabajador no se presentó a laborar?
El realizar la inclusión un día antes del ingreso, le permitirá no solo dar cobertura desde el momento que el trabajador sale de su casa, sino también le permitirá anular la inclusión en caso de no presentarse a laborar.
Podrá realizar este procedimiento desde la página utilizando la opción “Anular Inclusión”, tendrá tiempo hasta las 10 pm del día de ingreso. Esto solo será válido si la inclusión se realiza uno o varios días antes.
En caso de realizar la inclusión provisional el mismo día de la fecha de ingreso, tendrá hasta las 10 pm del día de registro.
El beneficio de colectividad simplifica este proceso
En caso de no poseer el Beneficio de Colectividad, le recomendamos solicitarlo para aquellas empresas de alta rotación de personal. Este le exime de la presentación inicial de trabajadores. Si no posee este beneficio, puede tramitarlo a través de su ejecutivo de cuenta de Riesgos del Trabajo. Para esto, debe aprobar los siguientes requisitos:
-
- Haber pagado puntualmente todas las primas: no poseer periodos de no cobertura.
- Haber presentado puntualmente todas las planillas.
- No poseer casos no asegurados.
- No poseer deudas pendientes con el INS.
Contáctenos en caso de cualquier duda, nuestro equipo especializado con gusto le apoyará. Puede escribirnos mediante el siguiente formulario; o bien, llamarnos al número telefónico 2296 8282, extensiones: 108,132,161 o 166.
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